Langs vele kanalen krijgen we informatie binnen. E-mails, chat-apps, social media, … concurreren via visuele en auditieve signalen om onze aandacht. De smartphone biept en trilt, en wij consumeren de aangeboden info. Daar hoeft op zich niets mis mee te zijn. Informatie hoeft geen week onderweg te zijn met traditionele postdiensten om waardevol te zijn. Maar het brengt wel specifieke problemen met zich mee.
Het eerste probleem is de verwachting dat deze nieuwe kanalen creëren. Omdat wat ik zend onmiddellijk bij jou terecht komt en ik ervan uit ga dat jij je smartphone altijd bij je hebt, kan bij mij de verwachting ontstaan dat jij het bericht onmiddellijk zal zien én dat jij onmiddellijk kan antwoorden. Jij, als ontvanger, gaat er mogelijk vanuit dat ik meteen een antwoord verwacht. Nu wordt het al problematischer. Als het loutere feit dat je iets onmiddellijk ontvangt nadat het verstuurd wordt, het ook een dringend te behandelen bericht maakt, ben je niet langer baas over je tijd. Dat is zeker het geval wanneer alle berichten die ik ontvang, op deze manier worden verstuurd. Dan zijn deze in principe alle dringend en onmiddellijk te beantwoorden. Het is echter onmogelijk dat alles dringend is en prioriteit zou moeten krijgen. Dat is een contradictio in terminis.
Toch bestaat dit verwachtingspatroon. Het maakt dat we voortdurend onze smartphone checken op binnengekomen berichten. Ook tijdens meetings is het ondertussen een bekend fenomeen. Mensen hebben laptops en smartphones mee. Het is niet altijd zeker of deze worden gebruikt en geraadpleegd in functie van de meeting zelf, dan wel om berichten van andere dossiers te checken.
Wat doet dat met onze aandacht? Kunnen we nog met onze onverdeelde aandacht aanwezig zijn bij wat iemand te vertellen heeft? Kunnen we een taak die tijd en concentratie vraagt, nog tot een goed einde brengen? Zou er al onderzoek gedaan zijn naar de kostprijs die het voortdurend afgeleid zijn door de nieuwe technologieën met zich meebrengt?
Een bijkomend probleem is dat, indien de werkdruk al hoog is en je er geen bijkomende taken kan bij hebben, elke bliep mogelijk de komst van meer werk aankondigt. Onnodig te zeggen dat deze bliep op zich al stress veroorzaakt: ‘Wat nu weer?’ Ook als het finaal loos alarm blijkt, de adrenaline boost heb je er gratis en voor niets bijgekregen.
Dat je veel informatie ontvangt, betekent bovendien niet dat al deze informatie ook relevant is. De informatiestroom bevat ook als het ware veel ruis, die het capteren van wat waardevol en nuttig is belemmert.
Dat is niet alleen zo met datgene wat van buitenaf op ons toekomt via de verschillende informatiekanalen. Ook binnen in ons kan er in drukke werkomstandigheden veel aan de gang zijn. Wanneer er dringende problemen zijn, gaan we in het beste geval heel snel op zoek naar oplossingen. Dit kan gepaard gaan met een stroom van gedachten en emoties. Sommige nuttig, andere al heel wat minder. Zo kan het zijn dat je bij een zoveelste dringende verzoek verdomd kwaad wordt. Als die kwaadheid uitmondt in daadkracht en oplossingen, is er niet veel aan de hand. Als die daarentegen uitmondt in scheldtirades of een ‘je m’en foutisme’, wordt het problematisch. Ook tussen de gedachten en emoties kan dus heel wat ruis zitten.
Hoe kunnen we tussen al die ruis het juiste signaal capteren? Door te stoppen – hoe kort en onopvallend ook – en even ruimte te maken voor wat zich voordoet. Zo kan je met je hele aandacht aanwezig zijn bij wat zich zowel in jou als in je omgeving voordoet. De ruimte die zo ontstaat, is de ruimte waarin bewustere keuzes mogelijk worden. Wat is dringend en wat is het niet? Wil ik aanwezig zijn bij wat er gezegd wordt in de meeting of laat ik mij afleiden?
Zo een ruimte voor keuzes maken in een hectische omgeving kan. Het vraagt echter training. Het lukt daarom ook nog niet altijd, maar de ervaring leert wel dat met de juiste oefening het steeds meer lukt om op die manier bewuster in het leven te staan en bewuster om te gaan met de eisen die aan jou worden gesteld